محضر اجتماع مجلس الإدارة لشهر يناير 2025 لمناقشة تقرير تحليل الاستبيانات
جمعية الميقات الخيرية بالسيل الكبير – ترخيص رقم (370)
منطقة مكة المكرمة
التاريخ: 25 / 1 / 2025م
المكان: مقر الجمعية بالسيل الكبير
⸻
أولاً: افتتاح الاجتماع
افتتح رئيس مجلس الإدارة الأستاذ / فواز حميد ناجي الثبيتي الاجتماع في تمام الساعة 10:00 صباحًا، مرحبًا بالأعضاء الكرام، وأوضح أن هذا الاجتماع يأتي ضمن إطار التزام الجمعية بتطبيق مبادئ الحوكمة والجودة الشاملة،
وذلك لعرض نتائج تحليل الاستجابات التي تم جمعها من قياس رضا أصحاب العلاقة لعام 2024م ومناقشة التوصيات والإجراءات المستقبلية بناءً عليها.
⸻
ثانياً: جدول الأعمال
1. عرض تقرير قياس رضا أصحاب العلاقة الذي أعدّته الإدارة التنفيذية بالتعاون مع المراجع الداخلي.
2. مناقشة تحليل النتائج التي شملت المستفيدين والمتبرعين والمتطوعين والشركاء.
3. استعراض أبرز المقترحات والملاحظات الواردة من أصحاب العلاقة.
4. اتخاذ القرارات والتوصيات التطويرية اللازمة.
⸻
ثالثاً: ملخص ما تم عرضه
قدّم المدير التنفيذي الأستاذ / أحمد هلال الزهراني عرضًا موجزًا عن نتائج التقرير، وأبرز ما ورد فيه من مؤشرات، وكانت كالتالي:
• نسبة الرضا الكلي: 90.5٪
• أعلى نسب الرضا: لدى فئة المتطوعين (93٪) والمستفيدين (91٪).
• التحسن عن العام السابق: زيادة 5.5٪ في مؤشر الرضا العام.
• أهم الملاحظات:
• تأخر الرد على بعض الطلبات الإلكترونية.
• رغبة المتبرعين في تنويع وسائل الدفع والتقارير الرقمية.
• مقترحات بتوسيع نطاق الخدمات للأحياء الطرفية.
كما أشار المراجع الداخلي الأستاذ / عادل نائف قبلان العتيبي إلى أن عملية القياس تمت وفق منهجية موضوعية، وأن النتائج تعكس التزام الجمعية بالتحسين المستمر والشفافية في الأداء.
⸻
رابعاً: مناقشة الأعضاء
ناقش الأعضاء النتائج بشكل مفصل، وأشادوا بارتفاع مستوى الرضا العام وتحسن الأداء المالي والإداري خلال عام 2024م.
وأكد المجلس على أهمية تحويل نتائج التحليل إلى خطة تنفيذية عملية لرفع مستوى الرضا في العام القادم 2025م.
⸻
خامساً: القرارات والتوصيات
بعد المداولة، قرر مجلس الإدارة ما يلي:
1. اعتماد نتائج تقرير قياس رضا أصحاب العلاقة لعام 2024م كما تم عرضها.
2. توجيه الإدارة التنفيذية باتخاذ الإجراءات التالية خلال الربع الأول من عام 2025م:
• أ. تفعيل نظام إشعارات فورية للمستفيدين والمتبرعين عبر الرسائل النصية.
• ب. إعداد خطة لتحسين تجربة المستخدم في المنصات الإلكترونية.
• ج. زيادة اللقاءات الميدانية مع المستفيدين لتقييم الأداء ميدانيًا.
3. تكليف المراجع الداخلي بمتابعة تنفيذ التوصيات ورفع تقرير متابعة في منتصف عام 2025م.
4. تضمين نتائج التقرير ضمن التقرير السنوي للجمعية لعام 2024م ورفعه للوزارة ضمن متطلبات الحوكمة.
5. شكر فرق العمل التي ساهمت في إعداد وتنفيذ عملية القياس والتحليل.
⸻
سادساً: ختام الاجتماع
اختتم الاجتماع الساعة 12:00 ظهرًا بعد مناقشة جميع البنود، وقد ثمن رئيس المجلس جهود الإدارة التنفيذية والمراجع الداخلي في إعداد هذا التقرير، مؤكدًا على استمرار سياسة الجمعية في التطوير والتحسين المستمر.
